Miksi seinien väri ei riitä? Uusi normaali kaipaa selkiyttämistä

Pandemian jälkeen monien organisaatioiden käyttöasteet ovat jääneet mataliksi ja hybridityön pelisäännöt puolinaisiksi.

”Tilat seisovat tyhjillään, eikä päätöksenteolla ole suuntaa”, kiteyttää Suunnittelutoimisto Amerikan toimitusjohtaja Heidi Lilja, joka yhdessä luovan johtajan Teemu Nojosen kanssa haastatteli viime keväänä kolmisenkymmentä HR- ja kiinteistöjohtajaa.

Nojosen mukaan työympäristön vaikuttavuus rakentuu kolmesta ulottuvuudesta: sosiaalisesta, fyysisestä ja virtuaalisesta. Kun yksikin osa-alue jää heikoksi, koko kokonaisuus menettää voimansa.

Bird & Birdissä haasteeseen vastattiin kokonaisvaltaisesti: tilojen ajantasaistamisen rinnalla huomio kiinnitettiin myös ihmisten väliseen vuorovaikutukseen ja työn arjen käytäntöihin. Koko asianajotoimiston osakaskunta oli hankkeessa tiiviisti mukana sen alkumetreiltä saakka.

”Emme halunneet hypätä suoraan toteutukseen, vaan aloitimme perusteellisella kartoituksella siitä, miten ihmisemme todella työskentelevät”, kertoo asianajotoimisto Bird & Birdin osakas Mikko Rajala.

Kartoitus johti konkreettisiin ratkaisuihin – esimerkiksi siihen, että työympäristö keskitetään mahdollisimman vähille kerroksille, jotta ihmiset ovat lähempänä toisiaan. Samalla selvityksen pohjalta määriteltiin koko hanketta ohjaavat tavoitteet.

Bird & Bird on kansainvälinen asianajotoimisto, perustettu Lontoossa 1846, ja sillä on yli 30 toimipistettä Euroopassa, Aasiassa ja Lähi-idässä.

Kohtaamisia, keskittymistä ja kulttuurin näkyväksi tekemistä

Kartoitus toi esiin monenlaisia odotuksia. Bird & Birdin osakas Mikko Rajala summaa tavoitteet muutamaksi selkeäksi kohdaksi, jotka ohjasivat asianajotoimiston hanketta alusta loppuun:

• Vuorovaikutus ja yhdessä tekeminen. Ihmiset tuodaan fyysisesti lähemmäs toisiaan, kun toimisto sijoittuu pääosin yhdelle kerrokselle.
• Monipuolisuus ja joustavuus. Työympäristön tulee tukea sekä syvää keskittymistä vaativaa yksilötyötä että yhdessä tehtävää tiimityötä. Lisäksi ympäristön tulee tukea kasvokkaisia kohtaamisia niin oman henkilökunnan kuin asiakkaidenkin kanssa.
• Houkutteleva lähityö. Toimiston pitää vetää puoleensa.
• Yrityskulttuurin ja arvojen ilmentäminen. Tilojen on vahvistettava Bird & Birdin avointa ja inhimillistä kulttuuria.

”Kaikkien toiveita ei voi toteuttaa, mutta kaikkia kannattaa kuunnella ja kuulla. Heillä voi olla arvokkaita huomioita, joita emme ole osanneet ottaa huomioon”, muistuttaa Rajala.

Miten ihmisistä saadaan muutoksen kumppaneita?

Bird & Birdin Helsingin toimiston co-head ja osakas Iina-Mari Supperi kuvaa prosessia pitkäjänteiseksi: pohjatyötä tehtiin kuukausia ennen kuin mitään konkreettista voitiin kertoa. Viestintää kannattaa tehdä jatkuvasti ja kertoa aina se, mikä kulloinkin on mahdollista.

Henkilöstö otettiin mukaan useassa vaiheessa: aluksi kartoitettiin tarpeet ja työntekotavat, sitten järjestettiin työpajoja eri ratkaisuvaihtoehdoista, kaikkia tiimejä kuultiin arjen työpäivien näkökulmasta ja lopulta pienryhmässä syvennettiin tätä tietoa suunnittelijoiden työn tueksi.

”Henkilökuntakyselyissä ei kannata avata toiveiden tynnyriä, vaan tutkia, miten ihmiset oikeasti työskentelevät ja mitkä ovat todelliset tarpeet”, kuvailee Supperi.

Mikko Rajalan mukaan muutos lähtee johdosta: periaatteellinen keskustelu ja johdon sitoutuminen loivat selkänojan koko projektille. Samalla tarvittiin herkkyyttä kuulla henkilöstön ääni ja rakentaa luottamusta.

Bird & Birdissä elettiin pitkään vaiheessa, jossa kysymyksiä esitettiin ja huolia kuunneltiin. Päätöksiä ei vielä ollut, mitään konkreettista ei voitu kertoa, mikä oli ajoittain turhauttavaa, mutta säännöllinen viestintä piti aiheen elävänä. Kun nimet lopulta saatiin paperiin, epävarmuus vaihtui vähitellen innostukseen.

Signe-toimitalo valmistuu vuoden 2026 loppuun mennessä. Keskellä hankkeen projektikoordinaattori, Bird & Birdin Tea Koivisto.

Yllätykset ja opit

Bird & Birdin projekti on räätälöity uudishanke, joka tarjoaa vapautta mutta edellyttää paljon ennakkotyötä jo ennen vuokrasopimusneuvotteluita.

”Uudishankkeessa, jossa työympäristö suunnitellaan täysin omiin tarpeisiimme, tarvitaan poikkeuksellisen paljon suunnittelutyötä ja päätöksiä. Suunnittelu kannattaa viedä pitkälle jo ennen vuokrasopimuksen solmimista – näin voidaan hallita myöhempiä muutoksia”, Rajala toteaa.

”Suurin haaste oli tasapainottaa eri suuntaiset tavoitteet ja reunaehdot toimivaksi kokonaisuudeksi. Uskon kuitenkin, että onnistuimme löytämään erittäin hyvän ratkaisun”, hän jatkaa.

Suunnittelutoimisto Amerikka ei ole ollut vain piirtäjä, vaan myös muutosmatkan sparraaja.

”Amerikka on ollut täysimittaisena kumppanina. He eivät ole pelkästään piirtäneet ratkaisuja, vaan olleet oleellisena toimijana muutosmatkassa mukana”, Rajala kiittelee.

Co-head Iina-Mari Supperi alleviivaa, että muutos on myös merkittävä mahdollisuus vahvistaa sekä työnantaja- että asiakasmielikuvaa.

”Oikeanlaisilla tiloilla on suuri merkitys myös tulevaisuuden kasvutavoitteidemme kannalta. Tilojen on tuettava vaativaa asiantuntijatyötä parhaalla mahdollisella tavalla ja oltava toimiva kohtaamispaikka asiakkaidemme kanssa”

Bird & Birdin vinkit työympäristömuutokseen

1. Aloita ajoissa. Käy läpi ensin miksi muutosta tarvitaan, sitten mitä tilan tulisi tavoitella – ja sen jälkeen, miten se toteutetaan.
2. Muutos alkaa johdosta. Johdon pitää omalla esimerkillään näyttää tietä muutoksessa.
3. Kuuntele kaikkia – toteuta tärkeimmät. Kaikkien toiveita ei voi täyttää, mutta jokainen pitää kuulla.
4. Perusta päätökset faktaan. Älä avaa ”toiveiden tynnyriä” kyselyillä – tutki, miten ihmiset oikeasti työskentelevät ja mitä tarpeita se tuo esiin.
5. Valitse täysimittainen kumppani. Hyvä kumppani ei piirrä vain tilaratkaisuja, vaan on mukana koko muutosmatkan ajan.
6. Muista kulttuuri. Tilat ovat investointi yhteisöllisyyteen, yrityskulttuuriin ja asiakaskokemukseen – parhaimmillaan ne vahvistavat sekä työn tulosta että sitoutumista.

Yhteisöllisyys on investointi

Bird & Birdissä muutos nähdään osana yrityskulttuurin kehittämistä, ei pelkkänä sisustamisena.

Henkilöstöpäällikkö Maija Fast nostaa esimerkin Bird & Birdin -kulttuurista:

“Täällä ei tarvitse larpata olevansa juristi – saa olla oma itsensä, sanoi eräs juristi Bird & Birdillä. Olemmekin tehneet paljon töitä sen eteen, että jokainen tuntee omat vahvuutensa ja ymmärtää, miten toimii muiden kanssa”

Käyttäjien tarpeet näkyvät konkreettisissa ratkaisuissa. Työympäristö tarjoaa tilaa rauhalliseen keskittymiseen ja yksintyöskentelyyn, mutta myös projektihuoneita tiimityöhön ja epämuodollisia kokoontumispaikkoja ja working café -alueen kokemusten jakamiseen. Hybridineuvottelut on huomioitu jo suunnitteluvaiheessa: tilojen muodot ja kalustus tukevat sitä, että asiakasneuvottelut voidaan järjestää joustavasti myös etäosallistujien kanssa.

”Olemme pohtineet paljon, mikä houkuttelee ihmisiä toimistolle. Vastaus on useimmille selvä: ihmiset. Tarvitaan hyvät työolosuhteet ja mahdollisuus rauhalliseen keskittymiseen, mutta myös kasvokkaista vuorovaikutusta, joka antaa energiaa ja motivaatiota”, Fast summaa.

Kuvia suunnitteluvaiheista – osa Bird & Birdin henkilöstöstä on päässyt vierailemaan myös työmaalla!

Enemmän kuin tilat

Bird & Birdin siirtyminen uusiin Signe-toimitiloihin vuonna 2027 on konkreettinen askel kohti syvempää ”BB-henkenä” tunnettua yhteisöllistä työelämää. Nykyisin toimisto on kuudessa eri kerroksessa, jatkossa pääosin yhdessä.

”Raikas ja harmoninen visuaalinen ilme vaikuttaa meihin kaikkiin ja parhaimmillaan parantaa sekä viihtyvyyttä että työn tulosta. Uskon yhä vahvemmin, että ihmisten välinen yhteys on tärkeämpää kuin koskaan”, Fast toteaa hymyillen.

Siinä pelkkä seinän väri ei riitä.

Kansikuva © Sponda