Artikkeli 21.8.2025
Ihmislähtöinen muutosjohtajuus on avain menestykseen
“Mikään muu ei ole pysyvää kuin muutos”, totesi filosofi Herakleitos jo 500 vuotta ennen ajanlaskun alkua. Tämä lausahdus ei ole ehkä koskaan ollut yhtä ajankohtainen kuin nyt. Toimintamallit kehittyvät, teknologia harppoo eteenpäin huimaa vauhtia, asiakkaiden odotukset kasvavat, viranomaisvaatimukset kiristyvät ja kilpailu kovenee. Samaan aikaan maailma ympärillä tarjoaa jatkuvasti uusia haasteita, jotka vaikuttavat yritysten arkeen – ja myös työympäristöihin.
Toimitusjohtajamme Heidi Lilja on ollut lähes 20 vuoden ajan mukana toimitilamuutoshankkeissa ja nähnyt alan kehityksen läheltä. Yhä useammin muutos ei lähde enää teknologian tai tehokkuuden tarpeesta, vaan ihmisestä. Aikoinaan satojen kohteiden toimitilasalkkua Nordeassa pyörittäneelle työympäristökonkarille tärkeintä on, että työpaikka tukee siellä tehtävää työtä.
Ihmiset ensin,
tilat ja toiminnot sen jälkeen.
Kun organisaatio muuttaa toimintamalliaan, brändiään tai tilojaan, se koskettaa aina myös tunteita. On olennaista, että ihmiset eivät tunne, että “heille tehdään”, vaan että “he tekevät”. Osallistaminen lisää sitoutumista ja luottamusta.
Hyvä muutosjohtaja ymmärtää, että ihmisillä on vahva tunneside omaan työhönsä ja työympäristöönsä. Heidi korostaa, että muutos ei ole vain tilamuutos tai prosessien uudistus, vaan se tapahtuu ihmisten tontilla:
“Ihminen ei ole luotu nopeisiin muutoksiin, aivot suosivat tuttua ja turvallista. Siksi muutoksen hyväksyntä vaatii aikaa ja osallistamista.”
Monesti muutoksesta puhutaan strategiatasolla, mutta todellisuudessa muutos vaikuttaa syvällisesti ihmisten arkeen ja jopa identiteettiin.
“Ei ole kysymys maalatuista seinistä tai uusista kalusteista. Työntekijä miettii mihin hänen työpisteensä siirtyy. Miltä tuntuu tulla töihin ilman omaa huonetta, ilman tuttua nahkatuolia ja diplomeita seinällä?”
Heidi Lilja on toiminut Suunnittelutoimisto Amerikan toimitusjohtajana vuodesta 2023 lähtien.
Ilman osallistamista ei tule onnistumista
Sanotaan, että jopa 80% muutoshankkeista epäonnistuu tai ei saavuta tavoitteitaan. Usein syynä ovat puutteellinen johtajuus sekä epäselvä viestintä, jotka heikentävät sitoutumista ja aiheuttavat muutosväsymystä.
Muutosviestintä ei saa jäädä vain tiedotteeksi tai PowerPoint-esitykseksi, vaan sen tulee olla aitoa vuorovaikutusta, kuuntelua ja yhdessä tekemistä heti alusta asti. Kun ihmiset saavat osallistua uuden rakentamiseen, he myös sitoutuvat siihen. Selkeä, avoin viestintä vähentää myös spekulointia ja huhumyllyjä.
Heidi kertoo esimerkin eräästä projektista, jossa alakerran neuvottelukerros seisoi tyhjillään käyttämättömänä:
“Keksimme tehdä sisäisen rekryn, jossa haettiin vapaaehtoisia mukaan tilan ideointiin. Yllätykseksemme tämä ‘loppuunmyytiin’ heti, ja mukaan valittiin 20 henkilöä eri rooleista. Työpajoissa piirrettiin, rakennettiin legoilla ja puhuttiin aidosti tarpeista. Lopputuloksena syntyi älyttömän hieno tila, jonka käyttöaste räjähti käsiin!”
“Käyttäjät tietävät parhaiten, miten tekevät työnsä. Kysy siis suoraan heiltä, kenelle tilaa ollaan tekemässä.” Heidi tiivistää.
Osallistaminen ei kuitenkaan tarkoita sitä, että ihan kaikesta päätetään yhdessä. Heidi painottaa, että onnistunut muutos vaatii myös selkeät raamit ja pelisäännöt:
“Meillä Amerikassa linjataan aina yhdessä asiakkaan kanssa mistä keskustellaan ja mitä on jo päätetty. Muuten syntyy valheellinen vaikutelma demokratiasta, kun asiat eivät toteudukaan. Jos on esimerkiksi linjattu, että toivotaan enemmän läsnätyötä ja kohtaamisia, silloin työntekijöiltä ei kysytä, haluavatko he olla etänä.”
Pallomeriä, sirkustemppuja ja “muutosagentteja”
Työympäristömuutoksissa pyritään usein samalla kiillottamaan työnantajabrändiä. Pallomeret, kokisautomaatit ja pizzaperjantait voivat kuulostaa kivoilta, mutta jos ne eivät palvele työn arkea, jäävät ne hetkellisiksi tempauksiksi.
“Erityisesti teknisillä aloilla, joissa osaajista on kilpailtu, ei kylmä lasikuutio ja geneerinen ilme houkuttele, vaan se voi karkottaa verkkareissa paikanpäälle tulevat hakijat. Myöskään yksittäiset sirkustemput eivät auta, vaan koko ympäristön pitää kuvastaa oikeaa kulttuuria. Tunne siis kohderyhmäsi!” Heidi neuvoo
Muutos, joka ei juurru,
ei ole muutos.
Muutos ei saa jäädä irralliseksi kampanjaksi tai uudeksi pintakerrokseksi. Sen on kytkeydyttävä arjen käytäntöihin, yhteisiin tavoitteisiin ja organisaation kulttuuriin.
Mikäli uusi toimintatapa on ristiriidassa esimerkiksi palkitsemisjärjestelmän tai johtamiskäytäntöjen kanssa, se ei tule kestämään. Jos puhutaan esimerkiksi yhteistyön lisäämisestä, mutta palkitaan vain yksilösuorituksista, viesti jää ristiriitaiseksi.
Muutosvastarintaa syntyy helpoiten silloin, kun johto määrää toimimaan tietyllä tapaa – varsinkin, jos syytä ei selitetä tarpeeksi hyvin. Sen sijaan, jos kollega kahvitauolla kertoo innostuneesti tulevista muutoksista, into voi tarttua helposti muihinkin!
Tästä syystä muutosjohtajan salainen ase onkin eri asemista tulevat “muutosagentit”, jotka toimivat ikään kuin kulttuurimuutoksen sanansaattajina. He toimivat sillanrakentajina johdon ja henkilöstön välillä auttaen ylittämään muutosvastarinnan, sillä ihmiset luottavat usein enemmän vertaisiinsa kuin ylimmän johdon viesteihin.
Amerikan uudet tilat tukevat paremmin muuttuneita työskentelyn tapoja. Hanke toteutettiin workshoppien kautta ja yhteistyön tuloksena syntyi tila, joka on sekä arjen työtä tukeva että visuaalisesti miellyttävä.
Heidin vinkit onnistuneeseen muutosprojektiin
- Aloita hankalimmasta kohderyhmästä, jonka ennakoit vastustavan eniten muutosta – jos saat tämän joukon puolellesi, muut seuraavat helposti perässä.
- Yksi yleisimmistä haasteista on muutosähky – kun tehdään iso muutos, ei kannata samalla yrittää muuttaa liian montaa asiaa. Esimerkiksi työympäristöuudistuksen yhteyteen ei kannata lisätä organisaatiomuutoksia tai uusia järjestelmiä.
- Tärkeää on ottaa huomioon koko ketju, ei vain käyttäjät. Usein unohtuu, että sidosryhmiä on monia. Eräässä työpaikan lounasravintolan muutosprojektissa työryhmään kutsuttiin eri sidosryhmien asiantuntijoita. Lopputuloksena syntyi onnistunut kokonaisuus, jossa asiakaspolut, logistiikka, astianhuolto sekä muut työskentelyä sujuvoittavat tekijät hiottiin timanttisiksi.
- Muutosprojektin voi myös brändätä! Eli annetaan sille ihan nimi ja oma identiteetti. Eräässä hankkeessa tehtiin näin, kun omista huoneista piti luopua. Brändin ydinviesti korosti, että kyse ei ollut luopumisesta vaan vapaudesta: ”Nyt loppuu vahtimiskulttuuri!”
Lopulta hyvä muutosjohtajuus kiteytyy yksinkertaiseen kysymykseen: mitä hyötyä tästä on ihmisille? Ei vain johdolle tai kiinteistölle, vaan työntekijälle, joka tulee toimistolle tekemään työnsä. Heidi summaa:
“Ei riitä, että on netti ja sähköpöytä. Palvelut, ilmapiiri ja sujuvuus ratkaisevat. Miksi tänne tullaan? Miten täällä on hyvä olla?”
Muutos ei ole mutka, vaan matka kohti toimivampaa arkea – askel kerrallaan, yhdessä. Kun sen tekee oikein, tila toimii ja ihmiset viihtyvät.
Kun valtaa ei anneta, myöskään vastuuta ei kannetta.
Artikkelin on kirjoittanut Suunnittelutoimisto Amerikan markkinointivastaava Helli Nordberg toimitusjohtaja Heidi Liljan haastattelun pohjalta.
__________________________________
Kaipaako kohteesi kehittämistä? Olethan rohkeasti yhteydessä projektisi koosta riippumatta, niin mietitään yhdessä paras ratkaisu juuri Sinun tarpeisiisi!
info@amerikka.fi
Sinua saattaisi kiinnostaa myös
Hyvä työympäristösuunnittelu on investointi menestykseen
Työympäristön keskiössä henkilökunnan hub
